Integritetspolicy

Vilka uppgifter vi behöver beror på om du ber om offert, bokar städning, blir stamkund, kontaktar oss, söker jobb eller använder medarbetarportalen. Vi samlar inte in alla uppgifter i alla flöden.

• Kontakt och identitet: namn, telefonnummer, e-postadress och personnummer. För företagskunder även företagsnamn, organisationsnummer och kontaktperson. Organisationsnumret för en enskild firma kan vara en personuppgift.
• Uppdraget: adress, postnummer, ort och ibland adressens koordinater, typ av städning, yta, tillägg, datum, tider, frekvens, pris, bokningsstatus och historik över ändringar och avbokningar.
• Praktisk information: portkod, nyckelöverlämning, parkering, husdjur, särskilda önskemål och andra instruktioner du lämnar. Även interna anteckningar om uppdraget och bilder som dokumenterar skick, skador eller resultat kan behandlas.
• Betalning: fakturanummer, faktura-PDF, OCR, belopp, förfallodatum, betalningsstatus samt kund-, abonnemangs- och betalningsreferenser hos Stripe när du använder kortbetalning.
• Kommunikation: meddelanden, chattinnehåll, AI-sammanfattningar, offert- och kontaktförfrågningar samt information om skickade SMS, e-post och leveransstatus. En kampanjförfrågan kan märkas med exempelvis kostnadsfri provstädning.
• Tekniska uppgifter: IP-adress eller hashvärden av IP-adress och telefonnummer, webbläsar- och enhetsinformation, tidsstämplar, säkerhets- och felloggar, verifieringsförsök, sessionsidentifierare och cookieval. Vid statistik och annonsmätning kan även besökta sidor, händelser och annonsreferenser behandlas.

För att lämna en efterfrågad offert, förbereda ett avtal och boka, utföra eller ändra din städning behandlar vi nödvändiga uppgifter med stöd av avtal eller åtgärder på din begäran innan ett avtal ingås.

För företagskontakter, frågor och återkoppling stödjer vi oss på vårt berättigade intresse av att kunna kommunicera med beställaren och administrera kundrelationen. Samma grund används för nödvändig arbetsplanering, kvalitetsuppföljning, dokumentation av uppdrag, säkerhet, felsökning och hantering av eventuella rättsliga anspråk.

Fakturering, bokföring, skattereduktion och lagstadgad rapportering behandlas för att fullgöra avtal och rättsliga förpliktelser. Valfria statistik- och marknadsföringscookies grundas på ditt samtycke.

Obligatoriska fält anges i respektive formulär. Utan nödvändiga kontakt-, adress- eller uppdragsuppgifter kan vi inte hantera förfrågan eller utföra tjänsten. Frivilliga önskemål behöver du inte fylla i.

Vi använder personnummer för att identifiera rätt beställare och hantera RUT-avdrag, fakturaunderlag och tillhörande myndighetskrav. Korrekt personnummer behövs när vi begär utbetalning för RUT från Skatteverket. Det behövs däremot inte för en allmän fråga eller en vanlig offertförfrågan.

För företagsbokningar används organisationsnummer för att identifiera rätt företag och upprätta korrekt kund- och fakturaunderlag. Kontaktpersonens uppgifter används för kommunikation om uppdraget. Företagsbokningar hanteras inte som privata RUT-bokningar.

Uppgifter kommer framför allt från dig genom formulär, chatt, bokningslänkar, SMS, e-post och samtal. De kan också lämnas av en beställare eller kontaktperson som bokar åt dig, av våra medarbetare under uppdraget eller av en samarbetspartner, exempelvis Qleano. Adressuppgifter kan kompletteras via Googles adressförslag och betalningsstatus via Stripe.

När du använder AI-delen av chatten skickas innehållet i samtalet till Lovables AI-tjänst och den modellleverantör som används, för närvarande Google Gemini, för att besvara frågor och tolka städbehov. Det gäller även personuppgifter som du själv skriver i fritexten.

När du skickar en förfrågan kan kontaktuppgifter, din beskrivning, valda tillägg och AI:ns sammanfattning sparas och skickas vidare till Klarafys team. Att samtalet försvinner från din skärm innebär inte att en redan skickad förfrågan eller leverantörens eventuella loggar raderas.

AI-assistenten ger vägledning, inte ett bindande besked om att ett uppdrag är bokat. Skriv inte personnummer, kortuppgifter, portkoder eller känsliga personuppgifter i chatten. Lämna nödvändiga uppgifter i det avsedda formuläret eller via din bokningslänk.

Klarafys administratörer och berörda medarbetare får tillgång till uppgifter utifrån sin roll och sitt uppdrag. Kundinformation som behövs för städningen kan visas i medarbetarportalen och checklistan. Personnummer och betalningsuppgifter hör inte till medarbetarnas vanliga uppdragsvy.

Vi använder Lovable och Supabase för webbplats, datalagring, filer, inloggning och drift, 46elks för SMS samt Telegram för interna aviseringar om bland annat förfrågningar och bokningar. Sådana aviseringar kan innehålla kontaktuppgifter, adress och uppdragsinformation. Leverantörer för e-post och teknisk support kan också behandla uppgifter.

Stripe behandlar kortbetalningar och abonnemang. Du lämnar kortuppgifterna till Stripe; vår egen bokningsdatabas lagrar inte ditt fullständiga kortnummer eller CVC. Faktura- och löneunderlag kan lämnas till Fortnox, redovisnings- eller löneansvarig samt revisor. Skatteverket och andra myndigheter får de uppgifter som krävs enligt lag.

Google används även för adressförslag och visning av offentliga kundomdömen. När du skriver en adress kan söktexten skickas till Google för att föreslå och kontrollera adressen. Offentliga omdömen kan visas med namn, profilbild, betyg och recensionstext.

Leverantörer kan vara personuppgiftsbiträden för vår räkning eller självständigt personuppgiftsansvariga för delar av sin behandling, exempelvis betalnings- eller plattformstjänster. Google och Meta används också för statistik och annonsmätning enligt avsnittet nedan. Vi säljer inte kundregister.

Webbplatsen använder lokal lagring och cookies för bland annat cookieval, inloggning och bokningsfunktioner. Google Analytics, Google Ads, Google Tag Manager och Meta Pixel används för statistik och annonsmätning. Ditt cookieval styr samtyckessignalerna för valfri lagring och annonsering.

Google- och Meta-skript laddas även innan du har godkänt valfria cookies. Googles samtyckesläge kan skicka begränsade tekniska signaler utan sådana cookies. Att välja endast nödvändiga innebär därför inte att alla anslutningar till dessa leverantörer upphör. Mer information om lagring och hur du ändrar ditt val finns i vår cookiepolicy.

Globala moln-, AI-, betalnings- och kommunikationstjänster kan innebära att uppgifter behandlas eller blir tillgängliga utanför EU/EES, bland annat i USA. Var behandlingen sker beror på leverantörens tjänst, underleverantörer och kontoavtal.

En sådan överföring kräver stöd enligt GDPR, exempelvis ett tillämpligt beslut om adekvat skyddsnivå eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler med nödvändiga kompletterande skydd. Kontakta oss om du vill veta mer om mottagare, behandlingsländer och vilka skydd som gäller för dina uppgifter, eller begära en kopia av relevanta skyddsåtgärder.

Vid rekrytering behandlar vi namn, kontaktuppgifter, CV, personligt brev, svar i rekryteringsformulär samt anteckningar och status från urval och intervjuer. Syftet är att bedöma ansökan och kommunicera under rekryteringen. Grunden är vårt berättigade intresse av att rekrytera personal; förberedelser för ett anställningsavtal sker också på den sökandes begäran.

För anställda och inbjudna användare behandlas även kontouppgifter, behörighet, personnummer, adress, anställningsavtal, bank, clearing- och kontonummer, tillgängliga dagar och tider, tilldelade uppdrag, arbetstid, raster, OB, bonus, milersättning, semesterersättning och löneunderlag. Uppgifterna behövs för anställningsavtalet, arbetsplanering, löneadministration, säker åtkomst och lagstadgade skyldigheter.

Undvik känsliga uppgifter som inte behövs i ansökningar och fritext. I tillgänglighetskalendern räcker det att ange när du kan eller inte kan arbeta, utan att lämna medicinska skäl.

Lagringsbehovet bedöms utifrån ändamålet. En offert- eller kontaktförfrågan behövs medan den handläggs och följs upp. För bokningar och stamkundsupplägg behövs uppgifter under kundrelationen och därefter i den utsträckning som behövs för garanti, reklamation, betalning eller rättsliga anspråk. Portkoder, nyckelinstruktioner och dokumentationsbilder ska inte behållas enbart för att övrig bokningshistorik sparas.

Räkenskapsinformation ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det innebär inte att alla chattar, bilder eller praktiska instruktioner omfattas av samma lagringskrav.

Rekryteringsuppgifter behövs under rekryteringen och, när det är motiverat, för att hantera rättsliga anspråk efteråt. Uppgifter som behövs för en anställning förs vidare till personaladministrationen. Löne- och anställningsuppgifter behålls utifrån anställningen, bokförings- och rapporteringskrav samt eventuella kvarstående anspråk.

Tekniska loggar och säkerhetsuppgifter behövs för drift, felsökning och förebyggande av missbruk. Arkivering i admin eller avslut av ett konto är inte samma sak som radering. Kontakta oss för besked om lagringstiden för en viss uppgift eller för att begära radering av uppgifter som inte längre behövs.

Du kan begära information och en kopia av dina personuppgifter, rättelse av felaktiga uppgifter, radering eller begränsning av behandlingen. Du kan invända mot behandling som grundas på berättigat intresse och alltid mot direktmarknadsföring. I de fall reglerna är tillämpliga kan du få uppgifter i ett överförbart format, så kallad dataportabilitet.

Du kan återkalla ett samtycke utan att det påverkar lagligheten av behandlingen före återkallelsen. Rätten till radering är inte absolut; exempelvis kan bokföringskrav eller behovet att hantera rättsliga anspråk göra att vissa uppgifter måste behållas.

Kontakta info@klarafy.se för att använda dina rättigheter eller ställa frågor om behandlingen. Vi kan behöva bekräfta din identitet innan vi lämnar ut eller ändrar uppgifter. Du får normalt svar inom en månad. Om begäran är komplicerad och mer tid behövs får du information om det. Du kan också lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Kontakta Klarafy · Lämna klagomål till IMY